Software para gestión de tareas

Las listas de tareas son uno de los pilares de cualquier sistema para aprender a gestionar el tiempo. Y usar software no es imprescindible, es simplemente una herramienta más.

Porque lo más fácil es gestionar tareas usando papel primero. Más sencillo, más barato y más inmediato.

Pero sí, también es muy útil, cuando ya necesitas más funcionalidad o para mayor complejidad, usar software específico para gestionar tareas, típicamente algún servicio de internet.

Recuerda el proceso CGR: se trata de capturar, gestionar y resolver. No olvides la regla del minuto¹. Y ahí, si no puedes resolverla, tienes que apuntarla para controlarla. Es ahí donde entra en juego el uso de herramientas software para la gestión de tareas. Lo ideal de un sistema de control de tareas es que sea:

• Centralizado. Es decir, que todas las tareas las apuntes en el mismo lugar. Es el principal sistema de captura, la bandeja de entrada.
• Portátil. Es decir, que lo lleves contigo² para que no se te olvide apuntar nada. Portátil y siempre disponible.
• Fácil de usar. Es decir, que sea fácil añadir, modificar y gestionar toda la lista de tareas sin tener que leer ningún manual.

Estas tres razones hacen que la agenda de toda la vida en papel siga siendo una de las mejores opciones. Pero ahora, con los sistemas multiplataforma, móviles, tabletas y ordenadores permanentemente conectados y sincronizados, podemos utilizar servicios de internet para controlar nuestras tareas.

El uso de software tiene varias ventajas frente al uso del papel:

• Búsqueda. Es más fácil buscar o consultar tareas cuando la lista es grande. Por ejemplo, filtrar las tareas que contengan la palabra proyecto MMI o revisar las tareas entre el 1 y el 5 de abril.
• Archivo. Es más fácil archivar las tareas³ y saber lo que hice en el mes de enero, y ver en qué se nos va el tiempo.
• Tamaño. Podemos controlar más tareas en el mismo espacio⁴.

Además, y como cualquier servicio de internet, tiene las ventajas de las 3Cs: centralización, comunicación y colaboración⁵. En realidad el sistema tiene que ser personal y cada uno va encontrando el que mejor le va.

Hay muchísimas alternativas de servicios de internet⁶ y cada día surge una nueva. Una cuestión importante es distinguir bien lo que es un software para gestionar tareas y otro para gestionar proyectos. Si a eso le agregamos que no es lo mismo gestionar listas de forma individual, productividad personal, que una lista compartida, productividad de equipos, pues resulta que muchas veces nos confundimos.

Como, antes de aportar en un equipo, lo que tienes que hacer es mejorar tu productividad personal, vamos a centrarnos en eso: una persona y sus tareas, personales o profesionales. Y en realidad, da un poco igual la aplicación que uses mientras se ajuste a tu contexto.

Yo, por ejemplo, uso un sistema híbrido:

• Papel en muchos casos:
  • en reuniones
  • hablando por teléfono
  • o cuando necesito pensarlo un poco más
• Software: Remember The Milk (RTM)

El papel me sirve de sistema previo de captura y siempre, siempre, lo paso a RTM. Es decir, me sirve como proceso de precaptura porque el papel, muchas veces, es lo más importante: más rápido, flexible y educado⁷. Luego tiro el papel, y ya queda todo digitalizado. Sigo el principio, como en casi todos los procesos, de pensar analógico, procesar digital.

El uso que hago de RTM, pago la suscripción anual, es muy intenso. Por ejemplo, ya hasta 2011 había completado más de 10.000 tareas. En el año 2023 completé más de 6.000 tareas⁸. Lo uso de forma intensiva porque:

• Es fácil de usar.
• Es muy potente.
• Es multiplataforma. Para cualquier ordenador, teléfono y tableta.

Algunos requisitos que yo tengo, y que te pueden servir para evaluar cualquier software de este estilo:

1. Aplicación de escritorio independiente.
2. Tener listas cerradas por día o semana y listas abiertas sin fechas asignadas.
3. Manejar unas 30 minitareas/día o 70/semana de forma cómoda.
4. Permitir consultar un histórico grande, por ejemplo más de 10.000 tareas en más de 10 años de uso⁹.
5. Permitir configuración fácil de tareas rutina (hábitos).
6. Permitir ordenar por fecha y hora límite.
7. Fácil gestión de notas y comentarios asociados a la tarea.
8. Creación inteligente, escribo directamente la tarea y la crea de forma adecuada.
9. Usar atajos del teclado.
10. Realizar búsquedas avanzadas que pueda crear como listas dinámicas¹⁰.

Las aplicaciones más sencillas de gestión de tareas, Recordatorios de Apple, Keep de Google, una hoja de cálculo, etc, no me sirven porque, salvo que sea un uso muy básico, al final no te va a servir.

RTM cumple con todos estos requisitos. Sirve para un uso básico, pero si lo necesitas, tiene mucha funcionalidad. Realmente se ajusta a cualquier perfil de uso.

Es una excelente aplicación y cada día que la utilizo me parece mejor construida. Tanto que pago 20,50 euros al año, aunque con la versión gratis llega de sobra para el 95% de los casos. En realidad a mí me cuesta menos de 1 céntimo por tarea y me hace la vida mucho más fácil. Que al final para eso queremos usar software.

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Actualizado varias veces desde el original de 2007

Footnotes

1. Es decir, que si lo puedo resolver ahora y en menos de un minuto, o 2, hazlo ya. Lo mejor es que la lista de tareas no crezca más, se trata de ir terminándolas, o diciendo que no puedes. ↩

2. Sin obsesionarse tampoco. Yo, por ejemplo, uso papel para apuntar muchas tareas que luego paso a software. Todo dependerá de tu contexto. ↩

3. Archivar las tareas permite mejorar y aprender de lo que hemos hecho. Incluso hacer un análisis de qué tareas hacemos más, o cuáles nos dan más pereza. ↩

4. Porque cuando la cosa se complica, lo habitual, la agenda de papel se termina convirtiendo en una colección de papeles inmanejable, salvo que lo hagamos bien y tengamos un sistema muy depurado. ↩

5. Estoy descartando la parte de colaboración y de trabajo en equipo, para centrarme en productividad personal, el primer paso para la productividad de equipos. ↩

6. Cada año sigue saliendo software para gestionar tareas, como si fuera una novedad. Hay muchísimos. ↩

7. Aunque cada contexto es muy diferente, yo creo que usar pantallas, la que sea, en una reunión, por ejemplo, no es más productivo y además es mucho menos empático que simplemente escuchar y apuntar en un papel. ↩

8. En realidad, completar 6.000 tareas puede no tener nada que ver con ser muy productivo. Aquí nos centramos en que permite gestionar gran cantidad de tareas de forma sencilla. ↩

9. En realidad es una funcionalidad no imprescindible, pero a mí me ha permitido poder centralizar todo el control de tareas en la aplicación. ↩

10. Un poco avanzado pero fácil de entender. Son listas dinámicas, que dependen de las propiedades de cada tarea y que se pueden consultar como listas. ↩