El concepto de Inbox

La primera fase del proceso CGR es la de Capturar. Capturar significa apuntar. Y uno de los primeros hábitos en la gestión del tiempo es saber qué tenemos que hacer.¹ ¿Y dónde lo apuntamos? En una agenda, aunque antes suele llegar a una caja inicial: el concepto de inbox.

Si miramos el origen de las tareas vemos que unas las decidimos nosotros y otras nos vienen de fuera. Por eso necesitamos un lugar donde ponerlas. Ese es el concepto de inbox.

El concepto

Los requerimientos llegan sin parar. Las tareas van circulando de papel en papel o de correo en correo sin saber dónde llegar. El inbox es esa bandeja de entrada donde llega lo que tengo que revisar.²

El inbox cada día es más digital y menos físico, pero la ventaja es la misma:

1. Las tareas van llegando. Las capturas.
2. Cuando puedas, las procesas. Las gestionas.
3. Y al final tratas de quitarlas de ahí. Las resuelves.

La ventaja del inbox es que te permite trabajar de forma asíncrona y aumenta enormemente la capacidad de gestión. Lo primero es entender ese proceso y saber dónde llegan nuestras tareas.

Cuantos menos, mejor

Hoy en día podemos tener varios inbox:

1. El correo electrónico.
2. El contestador automático.
3. El teléfono vía WhatsApp.
4. El ordenador vía notificación.
5. El oído, vía interrupción en la oficina.

La primera estrategia es centralizar: cuantos menos, mejor. Lo ideal sería tener un solo inbox.³ Por eso quizá el correo electrónico es lo más utilizado.

La caja protectora

El inbox original era esa caja sobre el escritorio donde se dejan los papeles a medida que van llegando. Ese punto en el que la responsabilidad pasa de una persona a otra.⁴

El inbox ordena y protege. También ayuda a gestionar interrupciones:

• Previene: no hay que interrumpir continuamente.
• Respondes más rápido: es más eficiente firmar 5 hojas de golpe que una en 5 interrupciones.

Vaciar la cajita

El tercer problema es la congestión. La situación ideal de un inbox es que esté vacío. Vacío no quiere decir resuelto, sino gestionado. La técnica es parecida a la del correo electrónico:

1. Borrar. No te sirve o es no deseado.
2. Archivar. Lo leo, me sirve, lo guardo.
3. Responder. Aplico la regla del minuto.
4. Apuntar. Lo guardo para resolver.

Porque la cajita hay que vaciarla.

Ejemplos

Ejemplos comunes de inbox:

1. Una libreta.
2. Una caja abierta.
3. Una caja cerrada.
4. El email.
5. Un smartphone.

De nada sirve tener un inbox si se acumulan las tareas sin parar. Lo que necesitas es:

1. Un lugar donde lleguen tus tareas.
2. Una cajita que te proteja de las interrupciones.
3. Vaciar la cajita.

Lo que necesitas es una bandeja de entrada.

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Notas

Footnotes

1. Saber qué tenemos que hacer ya es un problema a resolver. ↩

2. Papeles, mensajes, contactos, tareas, documentos, facturas, informes: la lista es enorme. ↩

3. Sin perder el sentido común: pueden existir varios inbox según el contexto. ↩

4. A veces esa responsabilidad solo cambia de manos; por eso también hay que gestionar. ↩