Productividad Gestión Del Tiempo
Las cajitas de tiempo
Una de las técnicas más sencillas de aprender y con más impacto en productividad es trabajar en bloques de tiempo asignados a una sola cosa. Así no vas apagando fuegos a medida que llegan.
Un bloque de tiempo es una cajita que:
- Pone orden en el caos y te enfoca.
- Protege de interrupciones y distracciones.
- Define límites y te centra en los recursos que tienes.1
Si tienes delante un desorden grande y un caos, un buen ejercicio es ir colocando cada cosa en su caja. Se trata de poner orden en el día a día. Una caja de tiempo es un período de tiempo determinado con una tarea asignada en él. Tiene un principio, un final y un contenido.
Muchos compromisos no dependen solo de nosotros:
- Una cita en el médico.
- El horario de trabajo.
- Una comida familiar.
- El horario de un curso.
- Una reunión.
La primera dificultad es saber cuánto durará de verdad. Por eso hay que estimar cuanto antes:
- El día.
- La hora de inicio.
- La hora de fin.
Y ojo: no la hora que te digan, sino la que tú creas que va a ser. Si la cita del médico es a las 13:30, quizá el bloque de tiempo real sea de 13:00 a 15:00.
Pero también hay casos en los que el tamaño de la cajita depende totalmente de nosotros. Ahí entra el equilibrio entre:
- Concentración.
- Esfuerzo.
- Disponibilidad.
Nuestro día a día suele ser una tensión entre esas tres variables. No es tan fácil encontrar el tamaño óptimo:
- A mayor duración, más posibilidades de completar la tarea.
- Pero a mayor duración, más difícil resolver un imprevisto.
- A menor duración, es más fácil dejar hueco para otras cosas.
- Pero con menos duración, es más difícil terminar la tarea.
Probar
La técnica más conocida de gestión de tiempo en bloques es la técnica Pomodoro. Usa bloques de 25 minutos de trabajo con 5 minutos de descanso. Cada 4 ciclos, descansas más tiempo.
Es un buen equilibrio entre concentración, esfuerzo y disponibilidad. Merece la pena probarla.
En mi caso trato de trabajar en bloques de 1 hora, que en realidad equivale a dos Pomodoros seguidos.
Sin embargo, no todo es tan racional ni el tiempo se puede dividir en trocitos iguales. El principal problema aparece cuando esa rigidez impide trabajar en la zona.2
Si estás totalmente inmerso en algo y rindiendo al máximo, mejor seguir. Volver a entrar en ese estado cuesta. En esos casos, no es tan útil trabajar con bloques demasiado pequeños: conviene definir bloques más grandes.
Trabajar en bloques de tiempo es una forma de racionalizar el tiempo y dividir en cajitas ese recurso escaso. No es perfecto y no sirve para todo, pero sí es un buen principio para que no se nos vaya el calendario entre los dedos.
Notas